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Comment se mettre à Excel ?

Microsoft Excel est probablement le logiciel le plus complexe de la suite Microsoft Office. C’est assez simple à manipuler lors de la création de peintures. Mais il y a des astuces pour exploiter les nombreuses fonctionnalités du logiciel. Ils sont basés sur Microsoft Excel 2010. De légères variations peuvent apparaître, en particulier pour les versions antérieures à 2007. Si vous utilisez d’autres conseils quotidiennement, vous pouvez les partager ! De même, n’hésitez pas à commenter l’article si vous avez de la difficulté à effectuer telle ou telle action sur Excel, nous allons essayer de répondre rapidement.

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez également vous entraîner à devenir un expert Excel.

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Raccourcis dans Microsoft Excel

Comme beaucoup de logiciels, certains raccourcis utiles vous permettent d’être plus sur Excel. Outre les raccourcis Ctrl S traditionnels pour enregistrer un document ou Ctrl C pour copier un élément, ces 10 raccourcis spécifiques à Excelvous permettent d’aller plus vite.

  • Recalculer les données : F9
  • Entrez la date du jour : CTRL  ; (point-virgule)
  • Temps d’insertion : CTRL  : (deux points)
  • Atteindre une cellule ou une table : F5
  • Sélectionner une colonne active : Ctrl Espace
  • Sélectionner une ligne active : Maj Espace
  • Sélectionner toutes les feuilles Excel : CTRL A
  • Créer un collage spécial sur Excel (pour coller uniquement des données, etc.) : CTRL ALT V
  • Entrez la somme automatique : ALT =
  • Masquer (et surtout réafficher) le ruban de fonctionnalité : CTRL F1

Fonctions Excel

Dans Excel, il existe de nombreuses fonctions. Ils vous permettent d’effectuer des calculs, de rechercher des données ou d’obtenir des informations. Pour insérer une fonction, il suffit de cliquer sur l’icône Fx sous le ruban. Toutes les cellules qui contiennent une fonction commencent par le caractère =. Si vous êtes familier avec certaines fonctions, il estvous pouvez y accéder directement en tapant = puis le nom de la fonction à l’intérieur d’une cellule. Pour mieux comprendre le potentiel des fonctions Excel, nous vous recommandons de consulter notre liste de fonctions Excel à connaître.

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Nommer une table dans Excel

Dans certains cas, il peut être utile de nommer un tableau. Sélectionnez la plage à nommer (par exemple, cellule B2 à cellule E7). Ensuite, cliquez sur le champ de gauche sous le ruban et entrez le nom souhaité. Dans cet exemple, notre table s’appelle Data. Une fois nominé, vous pouvez utiliser les données de votre tableau très facilement : pour connaître la somme des données présentes dans notre tableau, un simple =SUM (Data) suffit. Vous pouvez accéder au gestionnaire de noms à l’aide de l’onglet Formules du ruban.

Copier Coller les fonctions Excel

Très souvent, les fonctions d’un tableau se suivent et se ressemblent. Pour cette raison, Excel utilise certaines règles lors de la copie colle une fonction pour maintenir la logique des calculs. Dans l’exemple suivant, la colonne SUM est la somme des valeurs de la ligne. Il suffit de copier la fonction D2 et de la coller dans D3 pour obtenir la somme des données de la troisième ligne.

Créez une suite Logic en cliquant sur Glisser

Au lieu de copier des formules de collage, vous pouvez les dupliquer en les faisant glisser. Sélectionnez simplement les cellules source et placez le curseur en bas à droite de la cellule. Une petite croix va, vous permettant de copier facilement la formule (ou une série de formules) sur le côté ou le bas. Certaines valeurs, telles que les plages de cellules, seront automatiquement remplacées pour maintenir la logique de la fonction.

Vous pouvez également créer unséquence logique avec cette astuce, mais vous devez sélectionner plusieurs cellules. Exemple : si deux cellules adjacentes contiennent deux dates consécutives (par exemple, le 16 octobre et le 17 octobre), vous pouvez les sélectionner, cliquer sur la petite croix en bas à droite de la cellule et faire glisser le curseur vers plusieurs cellules pour les afficher le 18 octobre, le 19 octobre, le 20 octobre, etc. Cela fonctionne également pour les séquences de nombres.

Verrouiller la ligne, la colonne ou la cellule dans une fonction Excel

Dans certains cas, vous voulez « geler » une ligne, uncolumn ou cellule dans une suite de fonctions. Divisez toujours un calcul par la même cellule, par exemple, quelle que soit l’emplacement de la formule. Pour ce faire, lorsque vous entrez votre formule, appuyez simplement sur la touche F4 lorsque la cellule en question est mentionnée. Par exemple, entrez =SUM (D4, puis appuyez sur F4. Le début de la fonction passera à =SUM ($D$4. Le symboledu dollar indique que le poste suivant est gelé (ici, la colonne D et la ligne 4 sont gelés). Appuyez à nouveau sur F4 pour verrouiller uniquement la ligne ou la colonne. Un conseil à savoir !

Appliquer la mise en forme en fonction des données de table

Pour mieux afficher les valeurs dans un tableau, vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle. Accédez à l’onglet Accueil du ruban, puis Mise en forme conditionnelle et choisissez les règles souhaitées. Vous pouvez également voir des icônes basées sur les données de table.

Modifier l’affichage d’une cellule par type de données

Excel vous permet de modifier l’affichage d’une cellule en fonction du type de données. Il peut s’agir du texte, de la valeur, de la date, du prix… Sélectionnez la cellule (ou la plage de cellules de votre choix), cliquez avec le bouton droit, puis choisissez « format de cellule ».

Cette astuce permet égalementpour choisir le nombre de chiffres après la virgule. Il suffit de choisir la catégorie « Nombre », puis le nombre de décimales après la virgule. Pratique !

Tableaux croisés dynamiques dans Excel

Il s’agit de la fonctionnalité de Microsoft Excel. Souvent copié, jamais apparié. Crée des tables complexes, croisant plusieurs plages de données. Nous prendrons un exemple concret pour détailler les possibilités offertes par cet outil : celles des statistiques Facebook.

Nous avons ensuite exporté les statistiques de la page Facebook du blog du modérateur (post) pour une période donnée (non significative) afin d’essayer d’évaluer l’étendue des messages par heure, jour, type de contenu partagé. Nous avons retravaillé certaines données afin de mettre en évidence les heures et les jours de publication. Une fois que nos données sont propres, dans l’onglet Insérer, nous cliquons sur Tableau croisé dynamique pour en saisir un. Sélectionnonstoutes les données et nous créons notre TCD dans une nouvelle feuille de calcul.

Un tableau s’affiche, ainsi qu’une liste de champs dans le tableau croisé dynamique et quatre zones :

  • Étiquettes de colonne : l’heure, dans notre cas,
  • Étiquettes dilines : le jour, dans notre cas,
  • Valeurs : la portée des publications dans notre cas,
  • Filtre de rapport : le type de contenu dans notre cas.

Cliquez simplement sur déposer les champs disponibles dans les zones de droite pour créer le tableau croisé dynamique. En général, il est bon de vérifier les paramètres des champs de valeur (clic droit sur les données dans la zone de valeur). Dans notre cas, il était nécessaire de choisir « Media » plutôt que « Nombre » pour obtenir la moyenne des portées. Voici le tableau que nous obtenons, après avoir ajouté une mise en forme conditionnelle. Permet de mettre en surbrillance leportée moyenne des publications en fonction de l’heure et du jour de publication, filtrée par type de poste (c’est un exemple non représentatif, les données ne sont pas suffisamment élevées).

Modifier la hauteur d’une ligne ou la largeur d’une colonne

Pour modifier la taille d’une ligne ou d’une colonne, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le numéro de ligne ou la lettre de colonne et choisissez « hauteur ligne » ou « largeur de colonne ». Vous pouvez spécifier la largeur de colonne par défaut en utilisant le bouton « Format » de l’onglet Accueil du ruban.

Insérer une ligne ou une colonne

Pour insérer une ligne, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le numéro d’une ligne ; même principe pour une colonne, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la lettre d’une colonne. Cela sera toujours inséré en premier. Alternativement, vous pouvezUtilisez le ruban (onglet Accueil) pour insérer une ligne ou une colonne. Vous pouvez également supprimer une ligne ou une colonne comme celle-ci.

Gérer plusieurs feuilles Excel dans un classeur

Un document Excel peut se composer de plusieurs onglets. Un classeur s’appelle un document complet, les onglets sont des feuilles. Vous pouvez facilement ajouter des feuilles avec le bouton dédié en bas à gauche de la fenêtre (MAJ F11). N’hésitez pas à nommer vos feuilles pour la lisibilité. Vous pouvez également donner une couleur à une carte pour la trouver mieux (clic droit sur l’onglet).

Toujours afficher la première ligne/première colonne sur Excel

Dans Excel, vous pouvez verrouiller les volets : il affiche toujours la première ligne ou colonne. Vous pouvez également choisir de bloquer plusieurs lignes ou colonnes ! Pour ce faire, sélectionnez la première cellule non gelée. Par exemple, sique vous souhaitez verrouiller la ligne 1 et la colonne A, sélectionnez la cellule B2. Sous l’onglet Affichage, cliquez sur Verrouiller les volets et le tour est terminé.

Créer un graphique à partir de données Excel

Créer un graphique sur Excel est très simple. La meilleure chose est de sélectionner les données, puis de choisir le type de graphique souhaité dans l’onglet Insertion. Dans Excel, vous pouvez également créer un graphique dans une cellule (graphique Sparkline).

Utiliser un axe secondaire dans un graphique Excel

Cette suggestion Word s’applique également à Excel : pour améliorer la visibilité d’un graphique, vous pouvez ajouter un axe secondaire en y. Cela vous permet de formater deux ensembles de données dont les valeurs sont éloignées. Une fois le graphique créé, cliquez avec le bouton droit sur l’une des courbes et cliquez sur « Data Set Format ». Il suffit de choisir « Axissecondaire » pour améliorer la visibilité de la carte.

Effectuer un calcul de tableau sur Excel (résultat sur plusieurs cellules)

Dans certains cas, le résultat d’un calcul Excel ne peut pas être affiché dans une seule cellule. C’est ce qu’on appelle un calcul matriciel. C’est particulièrement le cas de la fonction TRANSPOSE, qui permet de transposer une matrice. Pour ces fonctions de tableau, vous ne pouvez pas taper ENTRÉE pour valider la formule. Vous devez sélectionner la plage de sortie, entrer la formule, puis tapez CTRL MAJ ENTRÉE. De cette façon, le résultat du calcul du tableau sera affiché sur toutes les cellules sélectionnées.

Ajouter des modules complémentaires à Microsoft Excel

Sans aucun doute, c’est permis : Microsoft Excel est l’un des logiciels les plus puissants. Mais dans certains cas, les caractéristiques ne suffisent pas ! Il est donc nécessaireajouter des modules complémentaires à Excel. Par exemple, XLSTAT ou Analysis Tools peuvent être utilisés pour effectuer de nombreux calculs statistiques. Pour ajouter un complément à Excel, accédez simplement aux options (onglet Fichier), puis aux modules complémentaires. Cliquez sur « Go » pour gérer ou ajouter des modules complémentaires au logiciel.

Trier et filtrer les données dans une table Excel

Le tri des données dans Excel est très simple : sélectionnez d’abord la table (avec ou sans étiquettes), puis cliquez sur Trier dans l’onglet Données. Une fenêtre s’ouvre qui vous demande de trier la table par telle ou telle colonne et de telle manière (de la plus petite à la plus grande, etc.). Dans l’exemple suivant, nous avons commandé un tableau Excel basé sur les notes obtenues en anglais.

Bien sûr, dans ce cas, toute la ligne est conservée, elle est modifiée seulementle tri des lignes. Si vous le souhaitez, vous pouvez également filtrer les données. Ceci est pratique pour afficher uniquement les données de certains clients, par exemple (filtrage de la ville, etc.). Sélectionnez simplement le tableau et cliquez sur Filtre dans l’onglet Données du ruban.

Sélectionnez une table entière ou atteignez la fin d’Excel

Dans Excel, deux raccourcis clavier sont particulièrement utiles : Ctrl flèche et Maj flèche. Le premier vous permet d’atteindre la dernière colonne ou ligne d’une série de données. La seconde vous permet de sélectionner la cellule suivante. Ctrl Maj Flèche vous permet de sélectionner un tableau entier. Il suffit de passer à la première cellule d’un tableau, utilisez Ctrl Maj Flèche droite, puis Ctrl Maj Flèche Bas. De même, vous pouvez atteindre la fin d’une feuille Excel (XFD1048576) en utilisant Ctrl Flèche droite puis Ctrl Flèche Bas.

Personnaliser l’impression d’un

Excel Les feuilles Excel sont utiles pour agréger un grand nombre de données. Mais dans de nombreux cas, l’impression brute de classeurs Excel fournit des résultats peu convaincants. Pour améliorer l’impression des tableaux Excel, vous pouvez accéder à l’onglet Mise en page puis à « Imprimer les titres ». Une fenêtre vous permet de choisir une zone d’impression, des titres à imprimer, etc. Vous pouvez également imprimer des grilles, des commentaires Excel et des erreurs générées par les fonctions.

Valeurs limites dans Excel

Dans Excel, vous pouvez spécifier des règles pour restreindre les données. Prenons un exemple de tableau qui regroupe les notes d’une série étudiante. Ils sont tous entre 0 et 20 ans. Vous pouvez spécifier cette plage de données afin qu’une erreur soit générée si une autre note est appliquée. Sélectionnez simplement la plage de données souhaitée, puis choisissez « Validation des données » dans l’onglet Données. Si une valeur est saisien’est pas cohérent, vous recevez le message suivant.

Regrouper les lignes dans Excel (calcul du sous-total, etc.)

Le regroupement de lignes améliore la lisibilité d’un tableau dans Excel. Par exemple, dans l’exemple suivant, nous avons regroupé les lignes de grammaire et d’orthographe sous la ligne française, puisqu’il s’agit de sujets liés à la langue française. Sélectionnez simplement les sous-lignes et cliquez sur Groupe (onglet Données). Vous pouvez également séparer des lignes ou calculer un sous-total.

Convertir un fichier Excel au format PDF

L’ enregistrement de PDF n’est pas réservé aux documents Word ! Vous pouvez également transformer un tableau Excel en document PDF. Mais tout dépend de votre version de Microsoft Excel :

Microsoft Excel 2010 et 2013 : utilisez simplement la fonctionnalité Enregistrer sous. Choisissez ensuite PDF comme type de fichier, et c’est fait.

MicrosoftExcel 2007 : Il suffit d’ajouter ce module complémentaire : Enregistrer au format PDF ou XPS dans Microsoft et c’est fait.

Enregistrer des fichiers Excel au format PDF pour les versions antérieures n’est pas possible dans Excel.

Macros dans Excel

Dans Excel, il est difficile de faire sans macros. Ils vous permettent d’enregistrer des actions simples ou complexes. Parfois, il faut du temps pour les créer, mais après cela, le logiciel prend soin de reproduire vos actions. ExcelsSave Fou Time !

Il suffit de passer par l’onglet Affichage, puis Macros, pour enregistrer une série d’actions, afficher les macros disponibles, modifier ou exécuter une macro Excel. N’hésitez pas !

Options sur Microsoft Excel

Sur le logiciel MS Office Suite, les options générales ne sont pas très accessibles. Vous devez passer par l’onglet Fichiers, puis Options pour les afficher. Mais n’hésitez pas à lui donnerun regard. De nombreux paramètres peuvent être modifiés, notamment :

  • Décidez de ne pas calculer automatiquement les fonctions de votre feuille Excel
  • Configurer l’enregistrement automatique des documents Excel
  • Modifier le déplacement de sélection après validation d’une cellule
  • Personnaliser la barre d’accès rapide
  • Personnaliser la
  • bande

Convertir CSV en fichier Excel

Pour convertir un CSV en un fichier Excel, deux possibilités : vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le fichier, puis Ouvrir avec… Excel. Ou ouvrez Excel, accédez à l’onglet Données, puis cliquez sur À partir du texte. Laissez ensuite l’Assistant Importation vous guider. Généralement, les données sont séparées par une virgule et les textes sont identifiés par des guillemets. Mais vous pouvez personnaliser ces paramètres avec l’assistant, ainsi que le format de chaque colonne importée.

Pour maîtriser toutes les, vous pouvez suivre des cours Excel qui vous permettront de développer vos compétences.

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